La communication écrite important dans le monde professionnelle
Les compétences en matière d’écriture sont une partie importante de la communication. De bonnes compétences rédactionnelles vous permettent de communiquer votre message avec clarté et facilité à un public beaucoup plus large que lors de conversations en face à face ou au téléphone.
Vous pouvez être appelé à rédiger un rapport, un plan ou une stratégie au travail, à rédiger une demande de subvention ou un communiqué de presse dans le cadre d’un volontariat, ou encore à communiquer vos idées en ligne via un blog. Et, bien sûr, un CV bien écrit, sans fautes d’orthographe ou de grammaire, est essentiel si vous voulez un nouvel emploi.
Aujourd’hui, alors que chacun peut être son propre éditeur, nous voyons de plus en plus d’exemples de mauvaises compétences rédactionnelles, tant sur papier que sur le web. De mauvaises compétences rédactionnelles créent une mauvaise première impression et de nombreux lecteurs auront une réaction négative immédiate s’ils repèrent une faute d’orthographe ou de grammaire. Par exemple, une faute d’orthographe sur une page web commerciale peut amener des clients potentiels à douter de la crédibilité du site web et de l’organisation.
Pour beaucoup d’entre nous, il y a longtemps que l’on ne nous a pas enseigné de compétences en matière d’écriture et une mise à jour peut s’avérer nécessaire.
Cette article vise à vous faire réfléchir à votre écriture – de la grammaire, l’orthographe et la ponctuation, à la façon de planifier votre écriture, et aux divers processus et vérifications à effectuer avant d’appuyer sur le bouton d’impression ou de diffuser votre message en ligne. Il fournit également des guides pour des textes spécifiques que vous devrez peut-être produire, que ce soit à l’école, à l’université ou sur votre lieu de travail.
L’art de communiquer par l’écrit : Grammaire, orthographe et ponctuation
Une grammaire, une ponctuation et une orthographe correctes sont essentielles dans les communications écrites. Le lecteur se fera une opinion de vous, l’auteur, en se basant à la fois sur le contenu et la présentation, et les erreurs risquent de lui donner une impression négative.
Si vous n’êtes pas convaincu de l’importance d’une rédaction précise, pensez aux indices que nous utilisons pour identifier les courriers électroniques non sollicités, les sites web de « phishing » et les produits contrefaits : mauvaise grammaire et mauvaise orthographe.
De même, certains employeurs déclarent publiquement que tout CV ou curriculum vitae contenant des fautes d’orthographe ou de grammaire sera immédiatement rejeté, tandis qu’un article de la BBC cite une étude qui calcule les fautes d’orthographe et qui coûte aux entreprises en ligne des « millions » en ventes perdues.
La vérification des erreurs d’écriture et d’orthographe doit être considérée comme une courtoisie envers vos lecteurs, car il peut leur falloir beaucoup plus de temps pour comprendre les messages de vos écrits s’ils doivent réfléchir et relire le texte pour les déchiffrer.
Toutes les communications écrites doivent donc être relues avant d’être envoyées à l’impression, ou d’appuyer sur le bouton d’envoi dans le cas des courriels, car il est probable qu’il y ait des erreurs. Ne supposez pas que les correcteurs orthographiques et grammaticaux identifieront toutes les erreurs car de nombreux mots incorrects peuvent en effet être orthographiés correctement (par exemple, lorsque « leur » est utilisé au lieu de « là » ou « principe » au lieu de « principal ») ou des mots entiers peuvent manquer. Dans la mesure du possible, faites une pause avant de relire et de vérifier votre texte, car vous aurez plus de chances de constater des problèmes si vous le relisez à nouveau.
Même si vous connaissez les règles d’orthographe et de grammaire, vous devriez quand même vérifier votre travail ou, mieux encore, le faire relire par quelqu’un d’autre. Notre cerveau travaille plus vite que nos doigts ne peuvent taper et des erreurs typographiques accidentelles (fautes de frappe) se glissent inévitablement.
Améliorer vos compétences en matière d’écriture
La bonne nouvelle, c’est que l’écriture est une compétence qui s’apprend comme n’importe quelle autre. Une astuce pour vérifier et améliorer votre travail est de le lire à voix haute. La lecture d’un texte vous oblige à ralentir et vous risquez d’avoir des problèmes de débit que votre œil ignorerait autrement.
La communication écrite : lecture
Une autre façon d’améliorer vos compétences en matière d’écriture est de lire – en lisant, vous acquérez un nouveau vocabulaire et vous vous engagez dans différents styles d’écriture.
Il y a un certain nombre de points à prendre en compte lorsque vous écrivez.
Outre la grammaire, l’orthographe et la ponctuation, il est important de ne pas oublier votre public. Écrivez toujours en gardant votre public à l’esprit, et il peut également être utile de garder à l’esprit le support dans lequel vous prévoyez de publier. Cette connaissance vous aidera à décider si vous devez écrire dans un style formel ou plus informel, et vous aidera également à décider d’une structure appropriée.
ATTENTION !
Il y a un temps et un lieu pour les clichés. Ils existent parce qu’ils expliquent exactement ce que nous voulons dire dans des termes faciles à comprendre. Mais certaines personnes les trouvent très ennuyeux et il faut les utiliser avec précaution.
Écrire dans des circonstances particulières
Il y a de nombreuses fois dans votre vie où l’on vous demandera d’écrire quelque chose de très précis. Que ce soit pour prendre des notes lors d’une conversation, rédiger le procès-verbal d’une réunion formelle ou préparer un rapport, tous ces types d’écriture nécessitent des compétences spécifiques, et généralement un style particulier.
La communication écrite : écrire chez soi
Beaucoup de gens diraient que l’art d’écrire des lettres est en train de s’éteindre. Cependant, il arrive encore souvent que vous deviez mettre un stylo (ou un traitement de texte) sur le papier. Pour en savoir plus, consultez notre page « Comment écrire une lettre ».
La communication écrite : écrire sur le lieu de travail
Savoir bien écrire est une compétence qui vous permettra de faire un bon bout de chemin sur le lieu de travail, en partie parce qu’elle est assez rare dans de nombreux endroits.
Une compétence qui fait défaut à de nombreuses personnes, en particulier dans le domaine de la gestion et dans d’autres environnements professionnels, est la capacité à écrire dans un anglais simple. Il s’agit d’éviter le jargon inutile, les mots à la mode et les clichés propres à un secteur d’activité et de faire des phrases courtes et concises. Pour en savoir plus, consultez notre page Rédiger en anglais simple.
Prendre le temps de peaufiner vos compétences en matière d’écriture est susceptible de porter ses fruits à long terme, et apprendre à rédiger des types de documents spécifiques sera également utile. Par exemple, être capable de préparer un résumé solide est une compétence qui est extrêmement utile pour informer les cadres supérieurs.
La communication écrite : rédaction de candidatures
À un moment ou à un autre, la plupart d’entre nous doivent rédiger une demande d’emploi.
Aujourd’hui, les demandes d’emploi nécessitent généralement un CV ou un curriculum vitae, accompagné d’une lettre de motivation très solide. Un bon profil LinkedIn aidera également votre candidature à se démarquer, tout comme la gestion efficace de votre présence en ligne.
La communication écrite : écrire pour étudier
En dehors du lieu de travail, vous aurez probablement besoin de compétences en rédaction dans le cadre d’un programme d’études, que ce soit à l’université ou au collège.
Vous pouvez, par exemple, avoir besoin de rédiger des essais, un rapport, une proposition de recherche ou même un mémoire ou une thèse. Ces travaux sont souvent très longs et doivent être soigneusement structurés et rédigés. Enfin, n’oubliez pas de vous renseigner sur les références universitaires pour vous assurer de ne pas tomber dans le piège du plagiat.
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